Παραλαβή Ηλεκτρονικού Εξοπλισμού στο πλαίσιο του έργου «Δράσεις Σχολικής και Κοινωνικής Ένταξης - ΔΡΑ.Σ.Ε.+»

Για την προγραμματική περίοδο 2021-2027

Διευθυντές/Διευθύντριες
Νηπιαγωγείων, Δημοτικών Σχολείων, Γυμνασίων,
Λυκείων και Τεχνικών Σχολών «ΔΡΑ.Σ.Ε.+»

ΘΕΜΑ: Παραλαβή Ηλεκτρονικού Εξοπλισμού στο πλαίσιο του συγχρηματοδοτούμενου έργου «Δράσεις Σχολικής και Κοινωνικής Ένταξης - ΔΡΑ.Σ.Ε.+» για την προγραμματική περίοδο 2021-2027.

Αναφορικά με το πιο πάνω θέμα σας πληροφορούμε ότι το σχολείο σας θα παραλάβει αριθμό ηλεκτρονικού εξοπλισμού, σύμφωνα με τα επισυναπτόμενα Έντυπα Παραλαβής και τις πληροφορίες των προϊόντων, από τους Ηλεκτρονικούς Καταλόγους Πληροφορικής των Συμφωνιών Πλαίσιο του Γενικού Λογιστηρίου. Τα προϊόντα που θα παραληφθούν είναι με βάση τους όρους της Συμφωνίας Πλαίσιο για τη δημιουργία Ηλεκτρονικών Καταλόγων Προϊόντων Πληροφορικής και καλύπτονται από πενταετή εγγύηση, εξαρτήματα και εργατικά.

Η προμήθεια αυτή γίνεται λόγω του ότι η σχολική σας μονάδα περιλαμβάνεται στο Πρόγραμμα «ΔΡΑ.Σ.Ε.+» και ο πιο πάνω εξοπλισμός αναμένεται να αξιοποιηθεί για τους σκοπούς του εν λόγω προγράμματος.

Σε καμιά περίπτωση δεν θα πρέπει αυτός, να χρησιμοποιούνται για οποιαδήποτε άλλη μη εκπαιδευτική χρήση, όπως για παράδειγμα στις Γραμματείες, οι οποίες καλύπτονται από άλλο σχετικό Άρθρο του Προϋπολογισμού.

Η κατανομή του Ηλεκτρονικού Εξοπλισμού στις διάφορες αίθουσες θα πρέπει να κοινοποιηθεί στο Υπουργείο Παιδείας, Πολιτισμού, Αθλητισμού και Νεολαίας (ΥΠΠΑΝ) με ενημέρωση των βάσεων δεδομένων Διαχείρισης Εξοπλισμού Σχολείων (http://exoplismos.schools.ac.cv/loqin.asp - ΔΜΓΕ και ΔΔΕ, techinventory - ΜΤΕΕ), εντός 15 εργάσιμων ημερών από την παραλαβή τους. Στο τέλος της εγκυκλίου παρατίθεται πίνακας με κωδικοποιημένες ονομασίες των αιθουσών, οι οποίες πρέπει να χρησιμοποιηθούν κατά την καταχώριση του εξοπλισμού.

Σε περίπτωση που η Διεύθυνση του Σχολείου κρίνει πως από την προμήθεια του υπό αναφορά εξοπλισμού προκύπτει διαθέσιμος εξοπλισμός ο οποίος μπορεί να καλύψει άλλη ανάγκη της σχολικής μονάδας, συστήνεται η ανακατανομή του και η ενημέρωση των βάσεων δεδομένων Διαχείρισης Εξοπλισμού Σχολείων για τη μετακίνηση.

Παρακαλούμε όπως ετοιμαστούν οι χώροι που θα τοποθετηθεί ο ηλεκτρονικός εξοπλισμός, πριν την άφιξη της προμηθεύτριας εταιρείας. Η εταιρεία έχει την υποχρέωση να ανοίξει τα κιβώτια και να εγκαταστήσει τον εξοπλισμό στους χώρους που θα τους υποδείξετε και να τους θέσει σε λειτουργία. Επίσης, θα πρέπει να καταβληθεί προσπάθεια εκ μέρους του σχολείου σας, έτσι ώστε να εξυπηρετείται το πρόγραμμα επισκέψεων, που έχει προετοιμάσει η εταιρεία για την παράδοση σε παγκύπρια βάση.

Τονίζεται ότι θα πρέπει να ληφθούν όλα τα απαραίτητα μέτρα για την ασφάλεια και την προστασία του πιο πάνω εξοπλισμού.

Κατά την παραλαβή του εξοπλισμού θα πρέπει να ακολουθηθεί η πιο κάτω διαδικασία:

1.    Η παραλαβή θα γίνει, αφού πρώτα η εταιρεία επικοινωνήσει μαζί σας, για τον από κοινού καθορισμό του χρόνου παράδοσης. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις όπου δεν καταστεί δυνατή η επικοινωνία, εκ των προτέρων, από την εταιρεία για από κοινού καθορισμό χρόνου παράδοσης, θα πρέπει να καταβληθεί προσπάθεια εκ μέρους του σχολείου να παραληφθεί ο εξοπλισμός, εφόσον αυτό είναι εφικτό τη δεδομένη στιγμή.

2.   Οι εκπρόσωποι της εταιρείας θα πρέπει να παρουσιάσουν το Έντυπο Παραλαβής του συγκεκριμένου Ηλεκτρονικού Εξοπλισμού.

3.   Ελέγξετε την εγκυρότητα του Εντύπου Παραλαβής που θα σας δοθεί από την εταιρεία, στο οποίο θα πρέπει να υπάρχουν οι υπογραφές τριών λειτουργών, καθώς και η επίσημη σφραγίδα του ΥΠΠΑΝ, που δείχνουν ότι ο αναγραφόμενος εξοπλισμός έχει ελεγχθεί και έχει γίνει αποδεκτός.

4.   Στην περίπτωση που το Έντυπο Παραλαβής παρουσιάζει ελλείψεις των στοιχείων εγκυρότητας θα πρέπει να μην παραλάβετε τον εξοπλισμό και να επικοινωνήσετε με τη Μονάδα ΤΠΕ. Τα στοιχεία επικοινωνίας αναφέρονται στην παράγραφο 12.

5.   Στο Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικού Εξοπλισμού καταγράφονται:
*το μοντέλο του εξοπλισμού με τα βασικά τεχνικά χαρακτηριστικά
*ο συνολικός εξοπλισμός που πρέπει να παραληφθεί (Η/Υ, Οθόνη, Περιφερειακά και Συνοδευτικά)
*ο αριθμός του ηλεκτρονικού Εξοπλισμού, του συγκεκριμένου μοντέλου, που θα παραδοθούν στο σχολείο σας
αναλυτικά οι αριθμοί σειράς του εξοπλισμού.

6. Το σχολείο, στην παρουσία προσωπικού της εταιρείας, θα ελέγξει τον εξοπλισμό που παραλαμβάνει συμπληρώνοντας τα έντυπα που ακολουθούν.

7. Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικού Εξοπλισμού:

Να συμπληρωθεί στην πρώτη σελίδα, κάτω από τα στοιχεία του Αναδόχου,  η ημερομηνία παραλαβής, ευδιάκριτη, ως σημείο αναφοράς του χρόνου έναρξης ισχύος της εγγύησης του εξοπλισμού.

Να ελεγχθούν οι αριθμοί σειράς που αναγράφονται στο έντυπο παραλαβής με τον εξοπλισμό που εγκαθίσταται από την εταιρεία.

Να συμπληρωθεί έντυπο ΓΕΝ32Α (οδηγίες παρακάτω) και να αναγραφεί στο Έντυπο Παραλαβής στα αντίστοιχα πεδία ο αριθμός και η ημερομηνία έκδοσης.

Να καταγραφεί ο εξοπλισμός στο Βιβλίο Περιουσίας του σχολείου και να αναγραφεί η σελίδα στο αντίστοιχο πεδίο.

Με το τέλος της διαδικασίας παραλαβής να συμπληρωθεί, υπογραφτεί και σφραγιστεί από τον/την Διευθυντή/Διευθύντρια και ένα μέλος του προσωπικού.

8. Έντυπο ΓΕΝ32Α:

Να συμπληρωθεί ορθά και πλήρως με τις απαραίτητες υπογραφές και σφραγίδα. Να καταγράφονται οι σχετικοί αριθμοί σειράς του εξοπλισμού, οι οποίοι να συμφωνούν με τους ελεγμένους στο Έντυπο Παραλαβής Ηλεκτρονικού Εξοπλισμού. Τα Φύλλα με αριθμούς 2 και 3 να παραδίδονται στον υπάλληλο της Εταιρείας. Το Φύλλο Αρ. 1 παραμένει συμπληρωμένο στο Βιβλίο των Τμηματικών Αποθηκών.

9.   Φωτοτυπήστε όλα τα έντυπα και κρατήστε αντίγραφο στον Φάκελο Πληροφορικής του Σχολείου σας.

10.  Το προσωπικό της εταιρείας, με την αποχώρησή του από το σχολείο, θα πρέπει να πάρει οποιεσδήποτε τυχόν άδειες συσκευασίες των προϊόντων.

11. Στα Σχολεία Μέσης Εκπαίδευσης, μετά την αποχώρηση του προσωπικού της εταιρείας, ο υπεύθυνος συντήρησης, με δική του ευθύνη, θα πρέπει να μεριμνήσει για τη ρύθμιση και εγκατάσταση των Ηλεκτρονικών Υπολογιστών στο δίκτυο του σχολείου, καθώς και για την ενεργοποίηση του λογισμικού παγώματος (όπου κρίνεται αναγκαίο), μετά την ολοκλήρωση όλων των απαραίτητων ρυθμίσεων.

12.   Σε περίπτωση οποιουδήποτε προβλήματος κατά την παραλαβή, παρακαλώ όπως επικοινωνείτε στο τηλέφωνο 22306030 ή μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση tpe-techniki-stirixi@schools.ac.cv .

Δρ Μάριος Στυλιανίδης Διευθυντής Δημοτικής Εκπαίδευσης
Δρ Κυπριανός Δ. Λούης Διευθυντής Μέσης Γενικής Εκπαίδευσης
Δρ Ηλίας Μαρκάτζιης Διευθυντής Μέσης Τεχνικής και Επαγγελματικής Εκπαίδευσης και Κατάρτισης